Zum 31.12.2016 läuft eine Vereinfachungsregel im Zusammenhang mit elektronischen Registrierkassen aus. Diese Übergangsfrist wurde für die strengeren Kassenvorgaben mit Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 26.11.2010 eingeführt.
Grundsätzlich keine Pflicht zur elektronischen Kasse
Eine elektronische Registrierkasse ist nicht verpflichtend. Wer eine offene Ladenkasse nutzt, muss sich an die bisherigen – sehr aufwändigen – Aufzeichnungspflichten halten. Nur wer eine elektronische Kasse im Einsatz hat, muss auf die neuen Anforderungen reagieren.
Wenn elektronisch, dann aber richtig – Stichtag 01.01.2017
Ab dem 01.01.2017 müssen sämtliche elektronische Daten der Kassensysteme unverdichtet gespeichert werden. Damit ist weder das Löschen der Einzelbons zugunsten der Tagesendsummenbons noch die alleinige Aufbewahrung der Z-Bons auf Papier zulässig. Sofern bislang anders gespeichert wurde, ist umzuprogrammieren; sofern der Speicher der Kasse für die zusätzlichen Daten nicht ausreicht, ist er aufzurüsten.
Was muss eine Kasse nachweisen können?
- Einzeldaten eines gebuchten Geschäftsvorfalls
- Zahlungswege (bar/unbar: EC-/Kreditkarten)
- Z-Bons – Ausgabe zur Wiedergabe der Tagessumme
- Weitere Tagesabschlussauswertungen
- Stornobuchungen
- Retouren
- Entnahmen
Was ist aufzubewahren?
Aufzubewahren sind (wie teilweise schon zuvor):
- Bedienungsanleitungen und Programmieranleitungen,
- alle Daten zur Änderungen von Auswertungen, Programmierungen und Stammdaten,
- alle Journaldaten,
- die vollständige Historie aller im System hinterlegten Artikel, Warengruppen und Preise.
Zu protokollieren ist außerdem, in welchem Zeitraum die Kasse an welchem Ort eingesetzt wurde (etwa Messen / Märkte).
Wie ist aufzubewahren?
Die Daten müssen während der Aufbewahrungsdauer jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar sowie maschinell auswertbar sein. Eine unveränderbare Auslagerung auf einen unveränderbaren Datenträger ist ebenfalls zulässig.
Praktischer Hinweis: Kassen bieten teilweise Schnittstellen zu DATEV an. Damit wird die Zusammenarbeit mit dem steuerlichen Berater erleichtert.
Erneute Verschärfung ab dem 01.01.2020 bzw. 2023
Nach einem vorliegenden Regierungsentwurf für ein Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 13.07.2016 kommen auf Kassenbetreiber spätestens ab dem 01.01.2023 noch einmal verschärfte Vorgaben zu. Durch die dann einzuführende zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung soll eine Manipulation der Kassen erschwert bzw. verhindert werden. Ergänzt werden soll das Gesetz um eine technische Verordnung mit Details zur Zertifizierung, der Protokollierung der technischen Aufzeichnungen und der Speicherung. Eingeführt werden soll auch eine Kassen-Nachschau, die neben die Außenprüfung tritt und ohne Vorankündigung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten erfolgen können soll. Flankiert werden sollen die Regelungen mit einem neuen Ordnungswidrigkeitstatbestand in § 379 AO.
Kassen, die die Anforderungen ab 2017 erfüllen, vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden und bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, sollen nach dem Regierungsentwurf bis zum 31.12.2022 im Einsatz bleiben dürfen.
