Family governance and family strategy - what are they for and who should deal with them?

Family businesses are the backbone of the German economy and are regarded as the epitome of stability. The challenges often increase with the handover to the next generation - not only from a tax and legal perspective, but above all in terms of interpersonal relationships. This is where professional family governance, also known as a family strategy, can help: a structured organisational framework that secures the interaction between family and company in the long term.

Family governance - what is it?

Family governance describes the entirety of the rules, values and structures that govern the relationship between the family and the company. The focus is not on company law regulations, but above all on the shared values, goals and rules of the business family, which are typically set out in a Family constitutionalso Family charter genannt, niedergelegt sind. Ziel einer Family Governance ist es, eine tragfähige Basis zu schaffen, damit die Familie als Eigentümergemeinschaft das Unternehmen stabil führen oder begleiten kann – über Generationen hinweg. Dies schafft Wohlstand für die Eigentümerfamilie, die Beschäftigten des Unternehmens und die Gemeinden am Sitz der Familienunternehmen.

Who should be involved in family governance?

Every business family that wants to involve several family members or pass the company on to the next generation. At the latest when the family grows in subsequent generations or external management is involved, coordination becomes more complex - and regulations are indispensable.

Building blocks of sustainable family governance

An effective governance framework for a family strategy consists of several interlocking elements:

• Values and goals bilden die Richtschnur für alle anderen Regelungen: gemeinsame Grundsätze für den Umgang mit dem Unternehmen und untereinander – von Verantwortung bis Innovation.
• The Family constitution - or also Family charter – ist das Kernelement einer Family Governance: ein zentrales Dokument, das Prinzipien, Rollen und Entscheidungswege der Familie festhält – ohne rechtlich bindend zu sein, aber mit großer moralischer Wirkung. Neben den vorgenannten Werten und Zielen der Unternehmerfamilie enthält sie meist folgende Elemente:
  • Rollers and Responsibilities must be clearly defined. Successful governance thrives on clarity: Who can decide what? Who becomes a successor and under what conditions? Who takes care of the deputy in an emergency? By defining roles and decision-making paths at an early stage, uncertainties can be avoided - even in emotionally difficult situations.
  • Familientage & Kommunikationsformate: Regelmäßige Treffen fördern das gegenseitige Verständnis und verhindern Informationslücken.
  • Konfliktmanagement: Unternehmerfamilien wollen verhindern, dass Streitereien an die Öffentlichkeit gelangen. Daher vereinbaren sie Verfahren für Streitfälle, um eine Lösung herbeizuführen, bevor sie eskalieren. Geeignet sind interne Schlichtung durch Familienmitglieder oder ein Mediationsverfahren. Vermieden wird die gerichtliche Auseinandersetzung, die in aller Regel öffentlich stattfindet.
• Memorandum & Articles of Association setzen die Prinzipien aus der Familienverfassung im Unternehmen um: klar geregelte Zuständigkeiten, Rechte und Pflichten auf Gesellschafter- und Geschäftsführungsebene.
• Beirat: Insbesondere wenn kein Mitglied der Familie mehr in der Geschäftsführung vertreten ist, kann ein mit Familienmitgliedern und externen Beratern besetzter Beirat helfen, die Kontrolle des Unternehmens durch die Familie unter Hinzuziehung externen Sachverstands zu gewährleisten.
• Voting trust agreements können bei großen Gesellschafterfamilien mit mehreren Stämmen die Entscheidungsfindung durch Bündelung der Stimmen vereinfachen. Bei Beteiligungen an Kapitalgesellschaften, die 25 % nicht überschreiten, wird eine Stimmbindung im Rahmen eines Poolvertrages auch schon aus erbschaft- bzw. schenkungsteuerlichen Gründen benötigt, um die Begünstigung für Unternehmensvermögen i. S. d. §§ 13a, 13b ErbStG zu erreichen.
• Eheverträge & Verfügungen von Todes wegen: Die Gesellschafter verpflichten sich häufig, einen Ehevertrag abzuschließen oder unternehmerisches Vermögen vom Zugewinn auszunehmen. Außerdem sollen in der Regel Unternehmensanteile nur im Familienstamm vererbt werden.

Was eine funktionierende Family Governance bewirkt

Hauptziel ist es, die Ability to act and make decisions der Familie als Eigentümer des Unternehmens sicherzustellen. Eine funktionierende Family Governance macht die Familie handlungsfähig. Entscheidungen können schnell und geordnet getroffen werden, auch in Krisenzeiten. Verfahren sind definiert, Kommunikationskanäle offen, Zuständigkeiten geklärt. Der Prozess der Erarbeitung einer Familienstrategie bringt meist verdeckte Konflikte zutage, die in einem begleiteten Verfahren beigelegt werden können und so die Familie einen bzw. zumindest das Verständnis füreinander stärken. Außerdem werden durch die Einbindung von Familienmitgliedern, die nicht Gesellschafter sind, Nachfolger auf ihre Rolle vorbereitet und so die Company succession initiated. Ideally, the joint development process will result in the family standing behind the company as a strong team - with a shared understanding of responsibility, foresight and cohesion.

Conclusion

Family governance is not an individual measure, but rather a continuous process. Nach der Erarbeitung folgt die Umsetzung, der die Anpassung nachfolgt. Sie ist unverzichtbar, um die Zukunft des Familienunternehmens zu sichern – rechtlich, wirtschaftlich und zwischenmenschlich. Dabei gilt: Je früher man anfängt, desto besser. Denn wer vorbereitet ist, kann handeln – insbesondere, wenn es darauf ankommt.